04.06.2018 | Työsuhdeasiat
Kokouksen jälkeinen päivä shoppailua Lontoossa, puolison kanssa pitkä viikonloppu työtapaamisen jälkeen Barcelonassa. Työ- ja lomamatkailun yhdistäminen onnistuu yleensä vaivatta.
Parhaimmillaan matkatyö rikastuttaa elämää ja kehittää ammatillisesti. Toisaalta työmatkustamisen todellisuus on usein sitä, että päivät kuluvat jonoissa ja kulkuvälineissä, eikä kohteesta näe kuin kokoushuoneen. Työmatkat myös tuppaavat kasautumaan samoille ihmisille, joten varsinkin se pienehkö osa työntekijöistä, jotka matkustavat työn puolesta kaukomaille säännöllisesti, ovat jatkuvasti reissun päällä.
Matkatyötä tekevät esimiehet ja asiantuntijat kertovat kuitenkin hyvien puolien päihittävän huonot: työ on usein itsenäistä ja vastuullista. Tyytymättömimpiä ovat ruuhkavuosiaan elävät 35-44-vuotiaat, joita kuormittaa työn ja perhe-elämän yhteensovittaminen. Valtaosa työmatkoista tehdään Suomessa. Kaukokohteisiin työmatkoja tekevien joukko on pieni, mutta he matkustavat sitäkin enemmän, jopa 150-200 päivää vuodessa.
Varsinkin nuoret, matkatyön juuri aloittaneet ja vain silloin tällöin matkustavat pohtivat mahdollisuutta yhdistää työmatkaan vapaa-ajan matkailua. Lomamatkan yhdistäminen työmatkaan kannattaa aina sopia työnantajan kanssa eikä tehdä sitä omin päin, koska siitä saattaa muodostua jälkikäteen hankalasti selvitettäviä tilanteita.
Tyypillistä on työmatkan pidentäminen niin, että kohteeseen jäädään viikonlopun viettoon. Jos paluulennon buukkaa tai siirtää sunnuntaille, tulee siihen aina kysyä esimiehen lupa jo ennen varausta. Jos matka-ajan pidentämisestä syntyy työnantajalle lisäkustannuksia esimerkiksi lentolipun kallistumisen tai siirtokulujen muodossa, työntekijän tulee korvata erotus työnantajalle. Muussa tapauksessa erotus katsotaan verotettavaksi eduksi. Jos lisäkustannuksia ei synny tai ne jopa pienenevät, ei työntekijälle tule myöskään verotettavaa etua.
Vapaa-ajan majoituskulut työntekijä maksaa pääsääntöisesti itse. Pidemmillä, kahden tai useamman viikon kestävillä työmatkoilla työnantaja maksaa myös viikonloppujen majoituksen, vaikka nämä olisivatkin työntekijän vapaa-aikaa. Jos työnantaja maksaa poikkeuksellisesti viikonlopulle itse pidennetyn matkan majoituskulut, on se verotettava etuus työntekijälle. Silloin kun työmatkalle ottaa mukaan lisämatkatavaroita kuten suksipussin tai golfbägin, tulee siitä syntyvä lisäkustannus maksaa itse, ellei kyseessä ole edustusmatka, jonka ohjelmaan kuuluu esimerkiksi golf-turnaus.
Perheen ottamisesta matkoille mukaan on useissa firmoissa omat ohjeensa. Vaikka ohjetta ei olisikaan, epäselvyyksien välttämiseksi asialle on aina syytä pyytää esimiehen hyväksyntä. Puolison ja muiden perheenjäsenten lennot tulee maksaa itse, samoin kuin majoituspaikassa mahdollisesti tuleva lisähinta. Usein hinnoittelu ovat kuitenkin huonekohtaisia, eikä yhden henkilön ottaminen mukaan kahden hengen huoneeseen tuo lisähintaa matkalle. Poikkeustilanteissa, lähinnä johtotason edustustehtävissä, voi puolison ottaminen mukaan olla osa työmatkaa, jonka työnantaja kustantaa kokonaan, eikä siitä synny myöskään työntekijälle verotettavaa etua.
Työmatkalla käytetyn vuokra-auton vuokra-ajan pidentämisessä kannattaa olla tarkkana. Useimmat vuokrafirmat eivät pysty katkaisemaan laskutusta kesken käyttöajan, varsinkaan jos työnantajalla on autoille sopimushinta. Käytännössä näissä tilanteissa lasku menee kokonaisuudessaan työnantajalle. Tästä syystä vuokra-aikaa ei tule koskaan omin päin pidentää, vaan sopia menettelytavoista työnantajan kanssa.
Vaikka useimmiten työmatkan ja vapaa-ajan matkan yhdistäminen sujuu hyvässä yhteisymmärryksessä työnantajan kanssa, niin dokumentaatiosta kannattaa olla tarkka. Jos työsuhteessa syntyy myöhemmin epäluottamusta, ovat matkustamiseen liittyvät asiat tyypillisesti sellaisia, joita saatetaan kaivella jälkikäteenkin. Tällöin on tärkeää, että kaikkiin työ- ja vapaa-aikaa yhdistäviin matkoihin ja kuluihin löytyy esimiehen kirjallinen suostumus.
Työmatkoilta kertyneet kanta-asiakasedut ovat verotettavaa tuloa. Esimerkiksi bonuksena saadut ilmaiset hotelliyöt tai pisteillä maksetut lennot tai tasokorotukset on ilmoitettava verotuksessa. Sen sijaan lentobonusten käyttö lounge-odotustilan käyttöön, etusija jonotuslistalla, oma lähtöselvitys, nopeutetun turvatarkastuksen käyttö tai korotettu lisämatkatavaramahdollisuus sallitaan ilman veroseuraamuksia.
Vastuu työmatkoilta kertyneiden kanta-asiakaspisteiden ilmoituksesta verottajalle kuuluu ainoastaan työntekijälle, eli työnantajan ei asiaa tarvitse verotuksellisesti valvoa. Työnantaja voi kuitenkin halutessaan antaa pisteiden käyttämistä koskevia ohjeita. Väärinkäytösepäilyjen välttämiseksi kannattaa tarkistaa ennen lentolippujen varaamista, onko työnantajalla työmatkoilta kertyneiden bonuspisteiden käytöstä sisäisiä ohjeita.
Oikeus saada työmatkoilta verotonta päivärahaa ei perustu lakiin. Päiväraha ei siis ole lakisääteinen etuus, vaan sen maksaminen perustuu joko työehtosopimukseen, työntekijän omaan työsopimukseen tai yrityksen noudattamaan käytäntöön. Matkatyötä hyväksyessä kannattaa siis tarkistaa, maksetaanko yrityksessä päivärahaa.
Matkalaskua tehdessä kannattaa tutustua huolellisesti verohallinnon päätökseen verovapaista matkakustannusten korvauksista. Väärin tai perusteettomasti tehdyt matkalaskut voivat johtaa työsuhteen irtisanomiseen.
Vaikka työkseen paljon matkustaminen voi aluksi tuntua jännittävältä, törmää moni matkatyöläinen ennemmin tai myöhemmin työn ja yksityiselämän yhteensovittamisen haasteisiin sekä matkatyön kuormittavuuteen. Työaikalain mukaan työmatkaan käytetty aika ei ole työaikaa. Tämä tarkoittaa sitä, että vaikka työmatkalle lähtisi sunnuntaina ja palaisi lauantaina, ei työnantajan tarvitse lain mukaan hyvittää mitenkään menetettyä vapaa-aikaa. Moni firma tätä suosiikin, sillä lentoliput ovat usein viikonloppuna halvempia, ja toisaalta työntekijää voidaan käyttää tehokkaasti kohteessa arkipäivinä. Matka-aika ei muutu työajaksi, vaikka koko lentomatkan käyttäisi raportin kirjoittamiseen tai muuhun työskentelyyn. Myöskään verottomat päivärahat eivät ole korvausta vapaa-aikana matkustamisesta, vaan niillä kompensoidaan ainoastaan matkustamisesta aiheutuvia ylimääräisiä kustannuksia. Pitkän päälle jatkuvasti menetetty ja korvaamatta jäänyt vapaa-aika alkaa kuormittamaan. Kannattaa muistaa, että työnantajan direktio-oikeus ei ulotu vapaa-aikaan, joten työntekijä voi tilanteen vaatiessa kieltäytyä matkustamasta vapaapäivinään, ja edellyttää että työmatkalle lähdetään vasta maanantaina.
Osaan toimihenkilöiden työehtosopimuksista on kirjattu matka-ajan korvaamista koskevia ehtoja, mutta asiantuntija- ja johtotason työssä tällaisia ehtoja ei työehtosopimuksissa muutamaa poikkeusta lukuun ottamatta ole. Lakimiehen kanssa kannattaa keskustella, millaisista kirjauksista kannattaa neuvotella omaan työsopimukseen ennen matkatyön hyväksymistä.
Teksti Anu Aspiala/YTY-lehti 2/2018