Kysy työsuhteesta: Henkilötietojen kerääminen työnhakijasta

Yksityisalojen Esimiehet ja Asiantuntijat ry

  • 43
  • 51
  • 52
  • 53
  • 54
  • 55
  • 56
  • 13
  • Kysy työsuhteesta: Henkilötietojen kerääminen työnhakijasta

    05.12.2018 | Työsuhdeasiat

    Artikkelikuva

    ”Mitä tietoja työnhakijalta saa nykyään työhaastattelussa kysyä? Kun palkkaan tiimiini henkilöitä, olen huomannut, että harva kertoo ansioluettelossaan enää edes syntymäaikaansa tai siviilisäätyään, vaikka ennen nämä tiedot annettiin aina. Entä voinko hankkia työnhakijasta tietoja omien kanavieni kautta tai soittaa entiselle pomolle? Tai googlata hänet?”

    Työpaikkahaastattelu on neuvottelutilanne. Sen tavoitteena on työnantajan näkökulmasta löytää työtehtävään sopiva henkilö ja hakijan näkökulmasta saada työpaikka ja selvittää, millaista tarjolla oleva työ tarkalleen on. Tavoitteena on puolin ja toisin saada hyödyllistä tietoa päätöksen tekemiseen.

    Laissa ei ole yksityiskohtaisesti säännelty sitä, mitä tietoja työnhakijalta saa kysyä. Pääperiaatteena on, että työnhakijalta saa kysyä vain työn kannalta tarpeellisia tietoja. Yksityisyyden suojasta työelämässä annetun lain mukaan kysyttyjen tietojen tulee liittyä työsuhteen osapuolten oikeuksien ja velvollisuuksien hoitamiseen tai työnantajan työntekijöille tarjoamiin etuuksiin taikka johtua työtehtävien erityisluonteesta.  Käytännössä työnantajat keräävät usein valtavan määrän tietoa hakijoista. Tarpeellisuusvaatimuksen täyttymistä tarkastellaan kuitenkin nimenomaan työtehtävän kautta, ei työnantajan tarpeiden pohjalta.

    Työhönottotilanteessa saa siis lähinnä kysyä hakijan pätevyyttä ja soveltuvuutta tehtävään ja työyhteisöön osoittavia tietoja, esimerkiksi kykyä työskennellä ryhmässä tai sietää painetta. Arkaluonteisten tietojen kysyminen ja myöhempikin kerääminen ja käsittely on kielletty, paitsi jos niillä on merkitystä työn tekemisen kannalta tai työnantajan velvoitteiden täyttämisen kannalta.

    Perhesuhteilla tiukka suoja

    Esimerkiksi lapsen saaminen on lain näkökulmasta aina yksiselitteisesti yksityisasia, vaikka palkkaa maksavan työnantajan näkökulmasta asialla olisikin merkitystä. Tietosuojavaltuutettu on tulkinnut yksityisyyden suojaa muutenkin perhesuhteiden osalta tiukasti. Tietosuojavaltuutetun mukaan tiedot puolisosta, lasten syntymävuosista ja asunnosta eivät pääsääntöisesti ole tarpeellisia työsuhteen kannalta. Eri asia on kuitenkin se, jos tällaisilla tiedoilla on todellinen merkitys esimerkiksi työnantajan velvollisuuksien täyttämisessä. Esimerkiksi henkilöltä, joka palkataan ulkomailla tehtävää työtä varten, voidaan kysyä perheolosuhteita, jos työnantajan on tarkoitus huolehtia lasten koulutuskustannuksista ulkomailla. Uskonnollista vakaumusta voidaan taas kysyä pastorin tehtävää hakevalta. Poliittisen mielipiteen osalta tarpeellisuusvaatimus voi täyttyä esimerkiksi silloin, kun puolueorganisaatio hakee kampanjapäällikköä.

    Muita arkaluonteisia tietoja ovat esimerkiksi rotu ja etninen alkuperä, yhteiskunnallinen, poliittinen ja uskonnollinen vakaumus ja ammattiliittoon kuuluminen.

    Työnhakijalta ei voi yksityisyyden suojasta työelämässä annetun lain mukaan lainkaan kysyä hänen terveydentilatietojaan, luottotietojaan, rikosrekisteriään tai teettää hänellä huumausainetestiä. Näitä tietoja voidaan kuitenkin kerätä tehtävään valitulta henkilöltä, mutta ainoastaan silloin, jos laissa säädetyt erityisedellytykset täyttyvät. Esimerkiksi luottotietojen selvittämiselle voi olla peruste, jos työntekijällä on valta myöntää ja valvoa merkittäviä lainoja tai jos työntekijä voi ilman valvontaa käsitellä suuria rahasummia. Työskentelypaikkoja, joissa työskentely saattaa antaa aiheen vaatia poliisin laatimaa turvallisuusselvitystä, ovat esimerkiksi lentoasemat.

    Suostumus työnhakijalta

    Työantajan tulee kerätä henkilötiedot ensisijaisesti työnhakijalta itseltään. Jos työnantaja haluaa kysyä työntekijää koskevia tietoja joltain muulta taholta, tähän on oltava pääsääntöisesti työnhakijan suostumus. Työnantaja ei siis ilman työnhakijan lupaa saa kysyä työnhakijasta tietoja esimerkiksi hänen edellisestä työpaikastaan. Suostumuksella on merkitystä muun muassa sen takia, että työnhakija ei välttämättä halua nykyisen työnantajansa tietävän työntekijän aikeista siirtyä muualle.

    Työnhakijan googlaamiseen osalta tietosuojavaltuutettu on ottanut kannan, että tällä tavoin hankittuja tietoja ei saa käyttää työntekijää valittaessa, koska tiedot eivät ole luotettavia. Realismia kuitenkin on, että useat työnantajat tekevät nettihakuja hakijoista. Tästä syystä kannattaa tarkistaa, millaisia hakutuloksia omalla nimellä tulee, ja tarvittaessa käyttää hyväksi oikeuttaan poistaa hakutuloksista tietoja. Käytännössä on erittäin vaikea osoittaa, että työpaikka on jäänyt saamatta työnantajan Google-hausta saamien tietojen vuoksi.

    Syrjintä on rangaistavaa

    Mitä työnhakija sitten voi tehdä tilanteessa, jossa rekrytoija kysyy yksityiselämän puolelle menevää asiaa? Kysymykseen voi kieltäytyä vastaamasta tai yrittää kiertää sen luovasti. Haastateltava voi kysyä suoraan, mitä merkitystä tällä asialla on työtehtävän hoitamisen kannalta. Suoranainen valehtelu ei ole koskaan suositeltavaa. Toisaalta jos työnantajalle on syntynyt virheellinen olettama jostain arkaluonteisesta tiedosta, sitä ei myöskään korkeimman oikeuden ratkaisun mukaan tarvitse oikaista.

    Syrjintä työhönottovaiheessa ja myöhemminkin työsuhteen aikana on rangaistavaa rikoslain nojalla. Näyttövelvollisuuden siirtymiseksi työnantajalle riittää yleensä jo se, että työnantajan tiedetään kysyneen syrjintäkiellon piiriin kuuluvaa asiaa, mutta tällä asialla ei ole merkitystä työtehtävien hoitamisen kannalta.


    Lähtökohtaisesti työnantajalla on oikeus valita tehtävään kuka tahansa haluamansa henkilö. Työntekijää valittaessa on kuitenkin otettava huomioon pakottavan lainsäädännön asettamat rajoitukset, kuten tasa-arvolain ja yhdenvertaisuuslain mukaiset syrjintäkiellot ja työsopimuslain mukainen irtisanottujen henkilöiden uudelleensijoitus- ja takaisinottovelvollisuus.

     

    Teksti: YTYn neuvottelujohtaja ja edunvalvontatiimin vetäjä Anu Aspiala

    Kysy työsuhteesta -palstalla poimimme kysymyksiä työsuhdeneuvontaan tulleista yhteydenotoista. Kysyjiä ei voi tunnistaa, ja kysymys saattaa olla muokattu tai yhdistelty eri henkilöiden kysymyksistä. Voit myös lähettää kysymyksen vain tätä palstaa varten osoitteeseen yty@yty.fi otsikolla ”Kysy työsuhteesta -palsta”.

    Julkaistu YTY-lehdessä 4/2018