Poikkeuksellisen pitkä etätyöjakso on kuin kutsuhuuto työn parempaan johtamiseen, koordinointiin ja itseorganisointiin.

Etätyöjakso voi kannustaa informaatioergonomialtaan parempien työtapojen omaksumiseen, kun vanhoihin tapoihin ei välttämättä voi livetä takaisin kotitoimistossa. Tietotyön erityisasiantuntija Heljä Franssila Senaatti-kiinteistöistä kommentoi, miten poikkeuksellisen pitkä etätyöjakso saattaa vaikuttaa työntekoon pidemmälläkin tähtäimellä.

Millaiset organisaatiot ja työntekijät pärjäävät ja millaiset taas haparoivat, kun työskennellään etänä poikkeuksellisen pitkään?

Pitkä etätyöjakso on haasteellinen sellaisissa organisaatioissa, joissa etätyö on mielletty tavaksi tehdä töitä kotoa käsin rauhassa, muiden tavoittamattomissa. Nykyaikaisissa organisaatioissa taasen on tavallista, että etätyössä oleva on tavoitettavissa normaalisti esimerkiksi Skypen tai Teamsin avulla, sähköiset kalenterit ovat avoimia ja kollegat näkevät, missä kukin on ja mitä tekemässä. Tällaisissa organisaatioissa etätyöjakso ei aiheuta merkittäviä uudelleenjärjestelyitä.

Pitkä etätyöjakso on voinut olla erityisen turbulentti organisaatioissa, joissa työntekijät ovat yleensä toimistolla kasvokkain suurimman osan päivästä, eivät siis esimerkiksi toimiston ulkopuolella asiakkaiden luona. Tällaisissa organisaatioissa on pitänyt toden teolla miettiä yhteydenottamisen ja vuorovaikutuksen käytäntöjen ja rytmin muuttamista.

Mitä hyvää pitkä etätyöjakso ja ylipäätään lisääntynyt etätyö voivat tuoda tullessaan?

Tilanne antaa erinomaisen mahdollisuuden lähteä kehittämään työtapoja entistä digitaalisempaan ja paperittomampaan suuntaan. Usein työtapojen uudistamisessa pullonkaulana on, että vanhentuneisiin työtapoihin on jatkuvasti mahdollisuus palata uusien työtapojen kustannuksella. Jos etätyö kotona on johtanut siihen, että oman työhuoneen tai työpisteen paperiset arkistot ja käsivarastot, saati tulostin eivät ole käytettävissä, tilanne edistää poisoppimista vanhoista työtavoista ja uusien informaationhallinnan menetelmien omaksumista.

Kevään pitkäkestoinen etätyöjakso on saattanut paljastaa ongelmia tai puutteita ryhmän tai koko organisaation informaationhallinnassa. Työpaikalla on voinut nykäistä hihasta ja kysyä kaverilta, missä päin intranettiä, työtilaa tai järjestelmää tietty aineisto on ja missä tilassa.

Kun mahdollisuutta etsiä dokumentteja ympärilleen huutelemalla ei enää olekaan, paljastuu, löytyykö organisaatiosta hyvää ja jäntevää käytäntöä tallettaa työyhteisön tarvitsemia aineistoja ja dokumentteja yhdessä sovittuihin paikkoihin. Toisin sanoen, yhteisen informaationhallinnan kypsyys, johdonmukaisuus ja käytäntöjen noudattaminen paljastuu. Toivon mukaan etätyötilanne on nostanut kynnystä keskeyttää työkaveri kyselemällä jonkin dokumentin sijaintia ja tilaa.

Erityisesti sellaisissa organisaatioissa, joissa dokumentit on koottu lähinnä paperimappeihin, on etätyöjakso saattanut panna koetukselle yhteisten tietojärjestelmien käyttötaidot. Paperimapit kun ovat todellisuutta vielä monissa paikoissa.

Usein etätyötä tehdään, jotta työn keskeytyksiä ja keskeyttäjiä olisi vähemmän. Ovatko keskeytykset vähentyneet etätyössä?

Keskeytykset eivät automaattisesti ole vähentyneet etätyössä, koska suuri osa niistä tulee lukuisia digitaalisia kanavia pitkin. Myönteistä on sen havaitseminen, että fyysinen läsnäolo ja vuorovaikutus työkavereiden kanssa eivät aina olekaan se, mikä erityisesti keskeyttää, vaan kunkin työntekijän tapa miten, milloin ja mistä ottaa ärsykkeitä vastaan. “Hihasta nykimistä” ja spontaania “kysäisemistä” on toki vähemmän, joskin osa siitä on saattanut siirtyä pikaviestipalveluihin.

Etätyössä keskeytyksiä tulee edelleen valtava määrä digitaalisia kanavia pitkin, ellei työntekijä itse suodata niitä ja luo keskittymistä suojelevia käytäntöjä. Tähän tarvitaan yhteisiä pelisääntöjä, ei sitä, että kukin luo yksinään käytäntönsä. Jokainen voi pohtia, käyttääkö työkaveria hakukoneena tai pyytääkö työkaverilta ennakoimatonta työpanosta kiireellisesti, jotta saa vietyä omaa kokonaisuutta eteenpäin.  

Moni on ehkä myös huomannut, että iso osa keskeytyksistä on itse aiheutettuja eli sisäisiä keskeytyksiä. Etätyössä sähköpostin, pikaviestinten tai yhteistyösovellusten ilmoitukset keskeyttävät yhtä lailla kuin toimistolla, jos niitä ei suodata, samoin kyseisillä alustoilla piipahtelu tarkistusmielessä.

Millainen organisaatio on vahvoilla pitkästä etätyöskentelypakosta ja sen tuomasta erikoistilanteesta huolimatta?

Jos käytössä on entuudestaan ollut tapoja osoittaa oman työkuorman määrää ja työn edistymistä, ja yhteistyössä tapahtuvaa työtä on osattu koordinoida taitavasti ja jämäkästi, erikoistilanne tuskin aiheuttaa suurempia ongelmia. Tilanne on toinen, jos työn koordinointi on perustunut hyvin paljon lähiläsnäoloon.

On ihan selvää, että esimerkiksi lähekkäin istuttaessa työn koordinointi ja avun pyytäminen spontaanisti kasvokkain on luonnollinen mekanismi, eikä siinä ole lähtökohtaisesti muuta huonoa kuin työkaverin keskeyttäminen ja hänen keskittymisensä herpaantuminen.

Pitkäkestoinen etätyöjakso haastaa osan organisaatioista keksimään tapoja jakaa ja seurata työtehtävien edistymistä uudenlaisin, läpinäkyvimmin tavoin. Työkuorman läpinäkyväksi tekeminen on hieman herkkä asia monessa työyhteisössä. Työntekijöillä voi olla monenlaisia uskomuksia tai oikeutettuja päätelmiä siitä, että työkuormat eivät ole tasaiset ja yksiä kuormitetaan enemmän kuin toisia. Itse asiassa lisääntyneestä etätyöstä johtuva tilanne tarjoaa hyvän hetken ajaa sisään käytäntöjä, joilla tehdä työkuormia näkyviksi ihan yksittäistenkin työntekijöiden tasolla, koska työtehtäviä täytyy jakaa huomattavan paljon seikkaperäisemmin.

Miksi työympäristön vyöhykkeistäminen on tarpeen ja voiko sitä toteuttaa myös kotona etänä työskennellessä?

Perinteisten, henkilökohtaisin työpistein täytettyjen avokonttoreiden perimmäinen ongelma informaatioergonomian näkökulmasta on ennustamaton ja hallitsematon ärsykevirta erityisesti äänimaailmallisesti.

Tämänkeväinen etätyöjakso, jolloin kotona on työskennellyt useampia ihmisiä, isiä, äitejä ja koululaisia, on osoittanut, että myös kotiin voi syntyä äänimaailman puolesta avokonttoripainajainen.

Kehittyneemmissä toimistoympäristöissä kuten monitilatoimistoissa äänimaailmaa on säädelty vyöhykkeistämällä. Kun astut työskentelemään tietylle toimiston vyöhykkeelle, voit olla varma, että äänimaailma on luvatunlainen, jos yhteisiä pelisääntöjä noudetaan eli esimerkiksi hiljaisen työskentelyn vyöhykkeellä todella on täysin hiljaista. Jos omassa kodissa riittää tilaa, voi huoneita jakaa vyöhykkeistäen. Jos tilaa taas ei juurikaan ole, voi kokeilla aikarytmitystä eli esimerkiksi aamupäivä on sovittu hiljaiseksi työskentelyjaksoksi ja iltapäivällä saa jutella.

Teksti Iida Ylinen Kuva Vilja Harala
Julkaistu alunperin YTY-lehdessä 2/2020