Uutishuone

Luotto tiimiin on etäesimiehen tärkeä ominaisuus

29.06.2020 | Työelämä

Artikkelikuva

Poikkeusaika on haastanut etätyön teon ja sen johtamisen. Entiseen ei ehkä ole paluuta.

Kevään ja alkukesän mittaan tehty etätyö ei ole ollut tyypillistä etätyötä monestakaan syystä. Näytön paikka on ollut niin työntekijöillä kuin etätyötä johtavilla esimiehilläkin, kun etätöitä on tehty yhtäjaksoisesti kuukausitolkulla.

Fyysinen työympäristö on nyt merkittävällä tavalla erilainen. Tutut työhuoneet ja toimistot, taukotilat ja ruokalat ovat vaihtuneet keittiönpöydän nurkkaan, kotitoimistoon tai saunan lauteilta soitettuun videopalaveriin. Kertaheitolla on muuttunut myös työnteon sosiaalinen ympäristö. Jos ennen tapasi työpäivän aikana kymmenittäin ihmisiä, on tilalle saattanut tulla puolison näppäimistön ylle kumartunut selkä, koululaisten sähinä tehtäviensä äärellä, läppärin lämpöön hakeutunut kissa tai yllättävän hyväksi kuuntelijaksi osoittautunut limoviikuna.

Virtuaalisen ympäristön merkitys on korostunut etätyötä tehdessä. Millaisia tietoteknisiä työkaluja meille on tarjolla työnteon tueksi, toimivatko ne, onko kaikilla riittävät taidot käyttää niitä? Teknologia voi tukea tai tukaloittaa etätyöntekijän arkea.

Fyysisten, sosiaalisten ja virtuaalisten muutosten myötä mentaalinen ympäristö eli yksilön psykologinen elämysmaailma on muovautunut uudenlaiseksi. Ihminen näkee omat kognitiiviset toimintamahdollisuutensa toisin kuin ennen. Osalle erikoinen etätyötilanne on sopinut, osa on kuormittunut liikaa uudessa tilanteessa.

Etätyössä otetaan mittaa työntekijän asenteista ja taidoista

Aalto-yliopistossa tutkittiin etätyötä jo silloin, kun vasta kourallinen suomalaisista teki sitä. Esimerkiksi 90-luvun alussa etätyötä ilmoitti tekevänsä prosentti tai pari työvoimasta. Tilastokeskuksen viimeksi vuonna 2018 tehdyn työolotutkimuksen mukaan 28 prosenttia teki etätyötä ainakin satunnaisesti.

Aalto-yliopiston Senior Advisor ja työ- ja organisaatiopsykologian professori emeritus Matti Vartiainen on tutkinut etäjohtamista ja virtuaalisen yhteistyön johtamista. Vartiainen tutkimusryhmineen on selvittänyt, millaisia ominaisuuksia, asenteita ja taitoja etätyötä tekevä tarvitsee.

– Työntekijän pitää olla sisäisesti motivoitunut ja hänen pitää kyetä itsenäiseen työskentelyyn. Digitaidot ovat keskeinen asia, samoin kyky kommunikoida sujuvasti tietotekniikkaa hyödyntäen, Vartiainen sanoo.

Etätyötä tehdessä korostuu itsensä johtamisen tärkeys. Aiemmat kokemukset etätyön teosta auttavat toimimaan taitavasti poikkeuksellisissa tilanteissa. Lisäksi tarvitaan joustavuutta ja kykyä sopeutua etätyöympäristöön ja uudenlaiseen yhteistyöhön.

Esimiestaidoissa korostuvat tietyt osa-alueet, kun etätöitä tehdään paljon

Etäjohtamisessa esimiehen on Vartiaisen mukaan hyvä kiinnittää erityistä huomiota muutamiin osaamisalueisiin. Ensinnäkin esimiehen on tärkeää kyetä kommunikoimaan tiimille erityisen määrätietoisesti. Hyvä esimies puhuu ja kirjoittaa taitavasti sekä välittää olennaisen tiedon eteenpäin tiimille.

Esimiehen on myös oltava luottavainen tiimiläisiään kohtaan. Tavoite, johon tähdätään, on pidettävä kirkkaana mielessä – ei vain omassa, vaan myös työntekijöiden. Esimiehen johtamisteot, eli aktiiviset pyrkimykset vaikuttaa asioiden etenemiseen, ovat tärkeitä.

– Keskeisintä esimiehen on kuitenkin luottaa työntekijään etätyötilanteessa. Että katsotaan yksittäisen työntekijän työn tuloksia, eikä kytätä ja seurata työn tekemistä, koska se ei oikeastaan ole edes mahdollista. Katsotaan mieluummin työsuoritteen määrää ja laatua, sanoo Vartiainen.  

Kun etätyö sisältää paljon virtuaalisesti tapahtuvaa yhteistyötä, luottamuksen ilmapiiri koko tiimin kesken on olennaista.

– Tiimissä pitää olla selvästi määritellyt roolit ja vastuut sekä jaettu ymmärrys tavoitteesta. Avoin kommunikaatio tiimin sisällä on tärkeää, samoin se, että tiimin jäsenet tuntevat toistensa tiedot ja taidot.

Vaikka esimies ja tiimiläiset toimisivat kuin rasvattu, se ei yksin riitä, jos taustalla oleva organisaatio ei hoida omaa osuuttaan.

– Ihan keskeinen asia ovat tietojärjestelmät ja kommunikaatio- ja yhteistyövälineet, jotka ovat tarjolla etänä työskenteleville, samoin selkeät toimintaprosessit ja periaatteet sekä avoin ilmapiiri. Organisaation johdon pitää kehittää aktiivisesti etätyöntekoa, jotta esimerkiksi kotona tarvittuja tietojärjestelmiä ylläpidetään.

Mitä hyvää pitkässä etätyöskentelyjaksossa on?

Matti Vartiaisen mukaan poikkeuksellinen etätyöjakso on tarjonnut mahdollisuuden oppia uutta.

– Olen melko varma, että vanhaan työmoodiin ei palata. Joustavat organisoitumisen ja työnteon muodot tulevat todennäköisesti lisääntymään. Kaikkia asioita ei tietenkään voi tehdä etänä, vaikka kyllä esimerkiksi jonkin prosessin etäohjaus lisääntyy myös teollisessa tuotannossa, toimintoja automatisoidaan ja ihmiset ovat enemmän valvojan roolissa.

--

Ihmisten huonot piirteet korostuvat etänä ja muita väitteitä etätyöstä. Matti Vartiainen vastaa YTY-lehden lukijoilden väitteisiin etätyöstä ja sen johtamisesta

“Etänä ihmisten johtamiseen liittyvä yksilöllisyys korostuu entisestään ja äärilaidat siinä samalla.”

Matti Vartiainen: Tässä on pointtinsa. Esimiehen on tiedettävä, millaisessa tilanteessa alainen on. Etätyönteon olosuhteet voivat vaihdella hyvin paljon. Tämä vaatii esimieheltä ymmärrystä ja kykyä asettua toisen asemaan.

 
“Ihmisten huonot piirteet (ei osaa tarttua asioihin, ei ota vastuuta jne.) tuntuvat korostuvan etänä. Mitä esimies voi tehdä tälle?”

Matti Vartiainen: Esimies ei pysty kontrolloimaan etäältä käsin huonoja piirteitä. Sanoisin, että manageriaalinen ote olisi toimivin eli pitää selkeyttää, mitä ollaan tekemässä ja sopia, mitä keneltäkin työntekijältä odotetaan ja mihin esimiespuoli itse sitoutuu. Yhteiset pelisäännöt on tiedettävä.

 
“Työnohjauksen puute korostuu etänä. Kukaan ei tiedä, mitä pitäisi tehdä ja mihin keskittyä, kun poistutaan toimistorutiineista.”

Matti Vartiainen: Tämä on varmasti totta, ellei ole sovittuja pelisääntöjä, eikä määräajoin tapahtuvia vuorovaikutustilanteita, joissa käydään läpi, missä mennään.

 
“Alaisena ei saa palautetta.”

Matti Vartiainen: Etätyössä määräajoin tapahtuvat virtuaalitapaamiset ovat oikea hetki käydä läpi tilannetta ja antaa mieluiten vahvistavaa palautetta. Kielteinen palaute on usein rankaisemista ja väärintekemisten ja epäonnistumisten näyttämistä. Se harvoin johtaa mihinkään hyvään. Myönteinen palaute taasen on arvostuksen antamista sille, mitä on tehty. Vahvistava palaute sen sijaan on prosessin aikana tapahtuvaa palautetta, jossa huomio on siinä, mikä tähän mennessä on ollut hyvää ja mennäänkö oikeaan suuntaan.

 

Teksti Iida Ylinen Kuvat Adobe Stock ja Unto Rautio
Julkaistu alunperin YTY-lehdessä 2/2020